Проектное управление. Как успешно завершить любой проект?

Сергей Иванов аватар
Сергей Иванов © информационный портал Финансы.Asia
0 28 Июня 2009 | 20:13

Современное развитие бизнес систем предполагает развитие различных направлений бизнес технологий. Поэтому именно сейчас во многих компаниях вводятся методы проектного управления я, облегчающие работу сотрудников, уменьшающие риски и сбои и повышающие эффективность деятельности в-целом. В каждой отдельной компании проектом называют разные действия, например, кто - то критерием считает размер затрат или бюджета и так далее.

Внедрение методов проектного управления в нашей стране началось около 10 лет назад, во время поведения общероссийских реформ экономического сектора. За это время подобные технологии стали применяться почти во всех отраслях экономики (от строительной и до фармацевтической). Вообще, проектное управление может быть направлено на разработку и внедрение новых товаров и технологий или на организацию каких-либо мероприятий и так далее. Например, в каждой отдельно взятой компании проектов может быть несколько, тогда они именуются проектным портфелем предприятия. Основная задача проектного управления заключается в том, чтобы наиболее эффективно распределить имеющиеся у фирмы ограниченные ресурсы для достижения поставленных в ходе разработки проекта целей.

В настоящее время проектное управление неотделимо от общего управления компанией, которая хочет преуспеть на рынке. Отсутствие четкого планирования сроков, расходов, возможных рисков может существенно сказаться на конкурентоспособности предприятия. Ведь для обеспечения успешности на рынке нужно следить за развитием и его потребностями в конкретный момент и предоставлять услуги или товары в определенное время.

Главной проблемой современных российских предприятий является постоянное отставание в сроках реализации товаров или оказания услуг. Все это сильно влияет на рост издержек и недополучение прибыли. Методы проектного управления способствуют сокращению издержек в среднем на 10-15 процентов, за счет контроля выполнения задач в поставленные сроки, увеличивая тем самым эффективность работы компании. В-целом, проектное управление помогает построить простую и понятную систему управления проектами и дает возможности реализации проектов в нужные сроки с учетом имеющихся ресурсов. На Западе технологии проектного управления активно развиваются и внедряются, исходя из этого, с уверенностью можно сказать, что в нашей стране это также будет происходить в ближайшем будущем. Россия является страной с огромным потенциалом, большими человеческими и природными ресурсами, поэтому проектное управление необходимо нам, для их эффективного распределения между хозяйствующими субъектами.

Понятие проекта

Проект – это слово латинского происхождения, означающее «брошенный вперед», а в практическом понимании – это деятельность, направленная на получение конкретного результата в конкретные сроки. Основными чертами проекта являются наличие сроков выполнения и ограниченного бюджета. Отличительной особенностью проектирования также может быть индивидуальность и присущая только ему уникальность. Но в зависимости от самой идеи проекта его уникальность может ранжироваться. Кроме того, понятие «результат проекта» достаточно расплывчато, так как он зависит от специфики деятельности и направления. От этого также зависит план работы над проектом, степень его проработанности, основные этапы и затраты. С другой стороны, для компаний, занимающихся инвестиционным привлечением средств, организации, способные и желающие вкладывать средства, рассматриваются как проекты.

Проектное управление в некоторых областях является основополагающим, например, в консалтинге. В нашей стране первыми применять технологии проектного управления стали крупные компании, такие как «Лукойл» и «ЮКОС». В настоящее же время гораздо меньшие по размерам и по обороту средств организации начинают внедрять систему проектного управления, для достижения «прозрачности» бизнеса и лучшего понимания бизнес-процессов на фирме.

Специалисты советуют осуществлять переход к проектной системе управления постепенно, без спешки и следует учитывать специфику деятельности компании и необходимость 100 процентного ее внедрения.

Основные проблемы

Очень часто при внедрении проектного управления руководство компании сталкивается с проблемой отсутствия управленческого учета в организации, а это связано с системой бухучета в нашей стране. Другой причиной неудачи применения проектного управления является ее реализация в ограниченной сфере, например, в магазине. Кроме того, многие сотрудники не понимают смысл внедрения проектного управления в рамках организации, и это вызывает определенные трудности в работе. Ведь любое новое непонятное программное обеспечение вызывает отрицательную реакцию.

Как и в любой другой деятельности, так и в проектном управлении требуется контроль за работой над проектами. Для построения эффективной системы контроля следует определиться с двумя направлениями: способы контроля и его уровень. Но для начала нужно определить цели внедрения проектного управления, его функционал и критерии определения проекта, а затем уже думать о контроле.

Как влияет на доходность

Для многих компаний внедрение систем проектного управления является очень затратным, в первую очередь, это связано с отсутствием полного представления ситуации в компании, ее возможностей и потенциала. При таком положении вещей отдел проектного управления занимается оперативными делами, а это означает, что эффективность его работы не более 60 процентов. Проектное управление влияет на развитие предприятия, и если оно остается на подобном уровне, то положительные изменения в организации замедляются. А, следовательно, само предприятие несет убытки, а не получает доход, как планировалось при введении системы проектного управления.

Основные преимущества проектного управления существенно влияют на сокращение издержек компании. Они заключаются в том, что при индивидуальной работе сотрудник решал бы сам все возникающие проблемы и сам бы оценивал возможные риски и ставил сроки. При наличии же проектного управления все проблемы решаются и обсуждаются коллективно, риски просчитываются с разных сторон, а сроки ставятся конкретные, за неисполнение которых отвечает группа или руководитель группы.

Развитие проектного управления внутри компании

Для существования на предприятии эффективного проектного управления нужно проанализировать несколько факторов. Одним из них является готовность фирмы к подобным переменам и внедрениям, то есть потребность в проектном управлении должна быть сформирована на всех уровнях управления. Сотрудники и менеджмент должны отчетливо понимать, зачем все это нужно. Иначе при непосредственном переходе к системе проектного управления могут возникнуть трудности и дополнительные препятствия со стороны персонала, что приведет к задержке и росту затрат.

Вторым важным фактором является нацеленность на изменения, то есть при возникновении трудностей и дополнительных проблем руководство не должно «умывать» руки. Оно должно понимать, что любые изменения связаны с рядом препятствий, преодоление которых требует сил и некоторых ресурсов, но для получения в дальнейшем доходов на это требуется закрыть глаза и сделать.

Третьим фактором является понимание руководством, что переход должен осуществляться строго по этапам, получить сразу совершенную систему проектного управления невозможно. Переход может происходить постепенно внутри компании, а потом осуществляться в ее подразделениях и филиалах.

Выше перечисленные факторы просты при рассмотрении, но многие руководители их почему-то пропускают и не учитывают, а это ведет к отрицательному результату. Большинство компаний при первом появлении проблем свертывают всю деятельность по внедрению проектного управления. Главное руководители должны понять, что ничего не дает мгновенных результатов и поверить в проектное управление, только в этом случае спустя определенный период проводимые действия будут отражаться на росте прибыли компании.

Формы организации

Специалисты выделяют несколько организационных форм проектного управления. Такие как матричная, линейно-организационная, проектная и смешанные структуры, компонующие в себе некоторые элементы разных.

Начнем с рассмотрения линейно-функциональной структуры организации проектного управления. Она характерна для большинства отечественных предприятий. Это совокупность подразделений фирмы, каждое из которых выполняет набор определенных функций, отражающих основную деятельность предприятия. При такой структуре проектное управление осуществляется путем кооперирования рабочих групп. Созданные группы управляются одним-двумя специалистами, которые осуществляют связь между группой и вышестоящим руководством. Основной задачей специалистов является организация взаимодействия всех членов группы, контроль за выполнением поставленных задач и решение возникающих проблем и неполадок. Преимуществом данной структуры является возможность привлечения специалистов разных профилей и ненужность создания целого проектного отдела, который потребует дополнительных затрат. Недостатком же является то, что рабочие группы действуют в определенных рамках одного направления и рассматривают вопросы только технического плана. Но решением вопросов финансирования и дальнейшей стратегии развития проекта занимается непосредственно руководство компании.

Матричная форма характеризуется более обособленными структурными элементами проекта. Она связывает в себе вертикальное подчинение руководству компании и горизонтальные связи между участниками деятельности по разработке проекта. Координация работы возлагается на специальную коллегию, которую называют Дирекцией. В ее полномочия входит осуществление практически всех этапов проектирования и получения конечных результатов с возможным привлечением нужных для работы сотрудников. Главным достоинством матричной формы проектного управления является высокая гибкость, то есть возможность перераспределения человеческих ресурсов между проектами без изменения структуры работ, а, значит, без дополнительных затрат и мобильность в принятии важных решений. Эффективность такой структуры определяется выбранной системой планирования действий, исходя из их приоритетности. Матричная структура имеет множество разновидностей, самые распространенные из них это: слабая, сбалансированная и сильная. Такое деление происходит на основании степени загруженности сотрудников по каждому из проектов в течение рабочего дня. В процентах это выглядит следующим образом: 0-25 процентов, 15-60 процентов, 50-95 процентов загруженности соответственно.

Проектную структуру следует использовать при большом масштабе проекта, определенном количестве участников, сложности работы. При таком построении проектного управления также создается Дирекция, которая полностью занята в проекте. Состав и количество участников Дирекции зависит от специфики и размера проекта. Преимуществами подобной структуры являются гибкость в ответ на изменения на рынке и в конкурентной среде, эффективная система управления и контроля за реализацией проекта. Минусами проектной структуры являются создание сложной организации и подразделений для наблюдения за Дирекцией и связи с руководством.

Успех проектного управления

В современном проектном управлении перенят опыт предшествующих десятилетий, а сама система большей частью автоматизирована. Вне зависимости от размера и специфики проекта этапы управления стандартизированы и включают в себя: инициирование идеи проекта, планировку, непосредственное исполнение, наблюдение и контроль, завершение и корректировку.

Не так давно считалось, что успех выполнения того или иного проекта зависит от личностных качеств топ-менеджеров и руководителей. Конечно, это важный фактор, влияющий на результативность проекта, но в настоящий момент искусство проектного управления смещается на качественную организацию дисциплины на предприятии, которая позволяет давать гарантии эффективности выполнения поставленных задач.


Информационный портал "Finansy.asia"